Управление проектами.

Функционирование и системное развитие предприятия или организации должно строиться на соответствующих текущему времени передовых достижениях научной, технической и управленческой мысли. На данном этапе мало просто производить какую-либо продукцию или оказывать услугу, необходимо регулярно внедрять инновации, разрабатывать новые товары или виды услуг. Это требует привлечения инвестиций и осуществления ряда процессов, не связанных с обычной деятельностью компании, т.е. необходим особый замысел, эффективно реализовать который поможет проектное управление.

Суть проектного менеджмента и его основные цели

Под проектным управлением подразумевается методика руководства важными и масштабными задачами, которые имеют определенную цель, установленные сроки и ограниченное ресурсное обеспечение. Такой подход позволяет объединить в единое целое постоянные (линейные) процессы, происходящие в компании, и целевые (разовые) инициативы.

Научно-технический прогресс, возрастающая сложность реализуемых замыслов, рост конкуренции во всех отраслях, усиление интеграции и взаимодействия производства и науки делает проектное управление актуальным в современном мире. Такой вид менеджмента дает возможность:

• достичь запланированных показателей за счет внедрения таких инициатив, которые будут наиболее выгодны для компании в краткосрочном или долгосрочном периоде;
• обеспечить разработку продукта с заранее установленными показателями качества;
• выдержать сроки достижения результата, синхронизировав их с другими работами компании;
• эффективно руководить трудовыми, финансовыми, материально-техническими ресурсами.

К основным целям можно отнести:

• освоение и внедрение новых видов продукции на основе передовых технологий, которые дадут предприятию конкурентные преимущества на рынке;
• внедрение в компании современных управленческих технологий, способных повысить эффективность деятельности на всех уровнях руководства (оперативном, тактическом и стратегическом);
• уменьшение расходов на управленческий аппарат за счет повышения оперативности его работы и сокращения численности;
• материальная мотивация сотрудников за высококачественный труд, ориентированный на результат;
• привлечение инвестиций со стороны за счет внедрения перспективных инициатив;
• концентрация кадровых, научно-технических и производственных ресурсов, рациональная организация работы, как следствие, уменьшение количества времени, затрачиваемого на разработку и производство продукции, и сокращение ее себестоимости.

На сегодняшний день проектное управление является инновационным, поскольку ориентирует науку менеджмента на решение прикладных задач.

Различия между традиционным и проектным менеджментом

В течение длительного времени организации и предприятия применяли традиционные методы управления. Проектный подход стал применяться только с 50-60-х годов XX века, хотя крупномасштабные замыслы люди воплощали в жизнь с давних пор, достаточно вспомнить постройку египетских пирамид, путешествия Колумба и Магеллана, освоение американского Запада.

Сама суть проекта предусматривает ряд отличительных черт от традиционной производственной деятельности:

• уникальность каждой идеи, ориентированной на создание продукта, обладающего инновационными характеристиками;
• направленность на достижение конкретной, заранее определенной цели;
• наличие ограничений по времени, ресурсам и финансам;
• взаимосвязанность большого количества процессов разного уровня и скорости протекания.

Часто проектный менеджмент сравнивают с традиционным, это дает ясное понятие об их различиях. Традиционный отличается такими особенностями:

• ориентация на ход событий и организацию процессов;
• отсутствие четко ограниченных сроков выполнения работ;
• все позиции планируются, а под них расписываются ресурсы;
• концентрация на исполняемом рабочем процессе и рабочей норме;
• характерна относительная надежность, часто переходящая в монотонность;
• для выполнения задач привлекается постоянный персонал.

При проектном подходе упор делается на задачи, заметно отличающиеся от традиционного управления:

• ориентация на достижение заранее определенной заданной цели;
• главное – не организация труда, а достигнутый результат;
• все действия жестко ограничены финансовыми возможностями и временными рамками;
• производится детальное планирование необходимых ресурсов, под которые подгоняются процессы;
• определяются достижимые цели на каждом этапе, процесс важен только в рамках достижения поставленной цели;

• результат – финальная приемка всех работ, каждое отдельное задание рассматривается только с точки зрения общего успеха;
• надежность всех действий предсказуема в связи с достижением поставленного результата;
• выполняемые функции часто не нормированы, разнообразны и требуют нестандартного подхода;
• под каждую инициативу подбирается команда со специализациями и умениями в зависимости от направленности проекта.

Большая часть организаций в России использует принципы традиционного управления, несмотря на то, что имеет трудности с подбором высокопрофессиональных сотрудников для выполнения постоянно повторяющихся заданий. Вместе с тем, развитие фирмы можно подтолкнуть, придумав инновационную бизнес-идею и привлекая руководителей и исполнителей задания со стороны. При этом нужно быть готовым к дополнительным расходам на обучение персонала, повышение их квалификации. Кроме того, часть сотрудников может быть не готова к переходу на новые условия работы.

Варианты организации проектного менеджмента в компании

Чтобы внедрить в организации принципы проектного менеджмента стоит подумать о том, как будут решаться межорганизационные, межгрупповые и межличностные конфликты, связанные с организацией горизонтальных и вертикальных систем взаимодействия. Когда возникает необходимость осуществить комплексный замысел, который с одной стороны охватывает деятельность уже имеющихся и функционирующих линейных подразделений, а с другой – решить целый ряд новых задач экономического, социального и технического характера, то необходимо искать самую подходящую организационную форму.

Можно рассмотреть и проанализировать три наиболее часто встречающихся варианта решения проблемы:

• Создается целевая группа или специальный отдел по причине того, что существующая структура не готова справиться с новым вызовом. При этом новая структура не способна сама реализовать все процессы без привлечения стандартных линейных подразделений. Власть распределена между исполнителями, однако ответственного за результат нет.

• Один из руководителей стандартных отделов наделяется ответственностью и полномочиями относительно решения новых задач наряду со своими функциональными обязанностями. Но все возникающие проблемные и конфликтные ситуации вынужден решать руководитель более высокого уровня. Распыление ответственности и регулярное вмешательство менеджеров высшего звена разрушительно действует на реализацию начинания.
• Назначается руководитель для реализации новой инициативы и наделяется всей полнотой власти для решения возникающих вопросов. На него возлагается ответственность за оперативное управление, планирование, ресурсное обеспечение и финансирование проекта. Он не связан линейными процессами и работает в направлении достижения определенной цели в соответствии с установленными требованиями (затратами и временем).

Третий вариант наиболее применим в сложных проектах, связанных с большим количеством промежуточных этапов и сложными техническими заданиями (аэрокосмическая, электронная отрасли промышленности, разработки новых технологий).

Сходство и различие между проектным и процессным управлением

Нередко возникает вопрос, как осуществлять руководство компанией, если новые инициативы после их реализации становятся стандартными процессами. Ведь процессное и проектное управление осуществляется по разным методикам.

Процессы и проекты имеют свои отличия, которые заключаются в следующем:

• Проект создает уникальный конечный результат, это единовременный перечень проводимых мероприятий в рамках конкретного периода времени.
• Бизнес-процесс – это набор мероприятий, которые регулярно повторяются, потребляют необходимые ресурсы и создают необходимый потребителю, но не уникальный продукт.

Именно на уникальности/неуникальности результата и повторяемости/единоразовости действий и проходит разлом между процессом и проектом.

С одной стороны, вроде бы все понятно, однако есть нюансы. Возьмем для примера компанию, производящую автомобили. Конвейерное производство машин – это, несомненно, процесс. Разработка новой модели авто – это проект, т.к. требует дополнительного планирования, новых инженерных и дизайнерских решений, специального оборудования. Такое утверждение хорошо подходит для фирмы, которая создает новые модели один раз в 5-10 лет. Однако если конструкторское бюро автопроизводителя выдает "на гора" каждый год по новой модели, то такая идея приобретает черты процесса по причине установления типовой последовательности действий.

С другой стороны, создание нового бизнес-процесса может приобретать черты проектности, если оно нетипично для данного производителя. Так, начало выпуска старой модели автомобиля на электродвигателе вместо двигателя внутреннего сгорания и внедрение самого производства электродвигателей будут проектом, несмотря на то, что большинство этапов будут носить типовой характер.

Следовательно, можно сделать вывод, что осуществление бизнес-процесса и реализация новой бизнес-идеи в некоторых условиях могут заменять друг друга: типовой проект ближе по показателям к процессу, а новый процесс по своим характеристикам схож с разовой инициативой. Постоянное улучшение продукта или услуги – это не проект, поскольку в него не заложено понятие уникальности.

Это нужно понимать и учитывать в работе, так как принципы управления в обоих случаях разные. Компания, которая способна четко определиться, к какому типу относится ее деятельность, сможет избежать ресурсных и временных потерь при управлении своей деятельностью.

Многие специалисты считают, что опираться только на проектное управление, по крайней мере, недальновидно, поскольку при такой форме руководства трудно оперативно реагировать на быстро меняющиеся условия рынка. Особенно актуально это для промышленных производств, где основная задача – постоянный выпуск продукции определенного качества с небольшими модернизациями в зависимости от желаний заказчика в рамках возможностей наличного оборудования. Здесь нужен процессный менеджмент, если же возникает необходимость разработать и внедрить какую-то разовую технологическую новинку, то рациональнее пригласить для этого замысла руководителя со своей командой со стороны.

Проектный менеджмент хорош для организаций, изначально заточенных на генерирование нестандартных идей и разработок. При этом внедрять их в производство могут совершенно другие компании со стандартными методами руководства.

Методологии проектного менеджмента

Несмотря на уникальность реализуемых замыслов, осуществляемые по ходу дела процессы поддаются систематизации и стандартизации. Формальные документы, разработанные на основе этих стандартов, называются методологией менеджмента. Некоторые из этих методологий носят универсальный характер, и могут быть применены для всех видов реализуемых предприятий, другие эффективны только в определенных сферах. Рассмотрим самые популярные методики руководства.

Водопадная (каскадная) – традиционная методология, подходящая для всех отраслей, популярна в строительстве. В ней выделяют семь этапов, идущих один за другим:

• разработка требований;
• проектирование и планирование;
• реализация (производство, строительство);
• завершение и внедрение;
• тестирование, настройка и отладка;
• установка и ;
• эксплуатация и ее последующее техническое сопровождение.

От одной фазы к другой переход происходит только после завершения предыдущего этапа и его одобрения заказчиком. Если поставленная конечная цель – материальный продукт, производимый путем четкой последовательности действий, то каскадная методика наиболее действенна. Однако ее гибкость невысока, поскольку составление технических условий ожидаемого результата и планирование занимает много времени и требует значительных инвестиций. Это делает ее недостаточно подходящей для задумок с нечетко определенным конечным результатом.

Методология представляет собой структурированную систему, применимую как в бизнесе, так и в органах государственной и муниципальной власти. Она ориентируется на процессы верхнего уровня (организация, руководство, контроль), оставляя в стороне события нижнего уровня (составление графиков, расписание всех работ).

Основными принципами метода являются:

• регулярное оценивание экономической целесообразности начинания – будет ли выгоден запланированный продукт после прохождения всех циклов разработки;
• обучение членов команды на основе осуществления предыдущих инициатив;
• распределение ролевых моделей – создание четкой организационной иерархии и структуры, что даст возможность точечно под каждую задачу привлекать необходимых специалистов;
• поэтапное управление – проводится мониторинг и контроль на каждой из запланированных фаз;
• определение и установка максимальных величин отклонений в ходе реализации замысла, напрямую связано с ответственностью исполнителей;
• фокусировка на качестве конечного продукта;
• адаптация всех инструментов и процессов к масштабу, сложности и важности работ, рискам и квалификационным требованиям.

Кроме того, жизненный цикл бизнес-задачи подразделяют на 7 управленческих процессов:

• запуск инициативы;
• руководство ею;
• инициация;
• контроль выполнения промежуточных этапов;
• менеджмент создания продукта;
• управление границами и отклонениями;
• закрытие инициативы.

Программа PRINCE2 помогает стандартизировать и координировать всю деятельность. Она способствует планированию и мониторингу замысла, а также его корректировке. Однако для небольших инициатив с возможными изменениями требований к продукту и его объемов.

Agile – это образец итеративной и поступательной методологии. Применяется в проектах, где на начало реализации нет полной ясности относительно жизненного цикла начинания и конечного результата. При этом вся деятельность подразделяется на "спринты" – итеративные фазы, состоящие из большого количества задач со своим конечным результатом и продуктом. Суть Agile сводится к тому, чтобы менеджмент имел постоянную обратную связь и мог постоянно (после каждого "спринта") совершенствовать продукт.

Ответственность при этом делится между тремя типами участников:

• Владельцем продукта, который определяет цели и готовит график работ при необходимых параметрах. Он корректирует процессы при изменяющихся условиях и устанавливает приоритетные характеристики требуемого продукта.
• Scrum мастером, задающим приоритеты членам команды для решения конкретных задач и решающим все возникающие трудности.
• Членами команды, выполняющими текущие задания, осуществляющими текущий менеджмент, готовящих отчеты и контролирующих качество продукта.

Метод Agile отличается гибкостью и быстрой изменяемостью, хорошо подходит для IT-сферы (графический дизайн или разработка нового ПО). При этом в проектах с четкой регламентацией параметров он не покажет своих лучших сторон.

RAD (ускоренная разработка приложений) обычно применяется при разработке нового программного обеспечения, нацеленного на создание приложений. Она очень динамична и выделяет 4 фазы замысла:

• предварительное планирование;
• проектирование, ориентированное на пользователя;
• ускоренное конструирование;
• переключение на другой участок работы.

Этот способ управления хорошо в малых и средних программных разработках, он дает возможность улучшить риск-менеджмент и поднять показатели результативности. При этом для крупномасштабных многокомпонентных IT-разработок он не подходит по причине недостаточно высокого качества программного кода и необходимости постоянно вовлекать в работу клиента.

Подытоживая все сказанное, можно сделать вывод, что проектное управление, несомненно, обладает рядом серьезных преимуществ перед традиционными способами организации. Вместе с тем, говорить о том, что этот способ является единственно правильным, нельзя, поскольку в зависимости от структуры компании и выполняемых ею задач, наилучшим вариантом может оказаться классический метод руководства.

Цели, планы, проекты... Эти термины часто используются в работе и повседневной жизни. Хотя люди и осуществляли проекты тысячелетиями, управление проектами как уникальный вид руководства является достижением последних лет.

В основе современных методов управления проектами лежат методики структуризации работ и сетевого планирования, разработанные в конце 50-х годов в США.

В 1956 г. М. Уолкер из фирмы «Дюпон», исследуя возможности более эффективного использования принадлежащей фирме вычислительной машины Univac , объединил свои усилия с Д. Келли из группы планирования капитального строительства фирмы «Ремингтон Рэнд». Они попытались использовать ЭВМ для составления планов-графиков крупных комплексов работ по модернизации заводов фирмы «Дюпон». В результате был создан рациональный и простой метод описания проекта с использованием ЭВМ. Первоначально он был назван методом Уолкера-Келли, а позже получил название Метода Критического Пути - МКП (или СРМ - Critical Path Method).

Одним из наиболее известных проектов, на котором были впервые использованы методы моделирования и согласования комплекса работ, является проект разработки ракетной системы «Поларис», начатый в 1957 году. Данный проект имел жесткие ограничения по срокам, поскольку был привязан к предполагаемой дате ввода в эксплуатацию в СССР ракет, способных нести ядерные заряды и достигать территории США. В то же время в рамках данного проекта необходимо было разработать, провести сборку и тестирование значительного количества не имеющих аналогов компонент. Реализация проекта, объединявшего около 3800 основных подрядчиков и состоявшего из 60 тысяч задач, была поручена Главному управлению вооружений ВМС США. В целях управления реализацией этого проекта корпорацией «Локхид» и консалтинговой фирмой «Буз, Аллен энд Гамильтон» был создан специальный метод планирования работ на основании оптимальной логической схемы процесса, названный методом анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique). Использование метода PERT позволило руководству программы точно знать, что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных операций. Руководство программой оказалось настолько успешным, что проект удалось завершить раньше запланированного срока. Благодаря такому успешному началу данный метод управления был засекречен и вскоре стал использоваться для планирования проектов во всех вооруженных силах США. Методика отлично себя зарекомендовала при координации работ, выполняемых различными подрядчиками в рамках крупных проектов по разработке новых видов вооружения.

Крупные промышленные корпорации начали применение подобной методики управления практически одновременно с военными для разработки новых видов продукции и модернизации производства. Широкое применение методика планирования работ на основе проекта получила в строительстве. Например, для управления проектом сооружения гидроэлектростанции на реке Черчилль в Ньюфаундленде (полуостров Лабрадор). Стоимость проекта составила 950 млн. долларов. Гидроэлектростанция строилась с 1967 по 1976 г. Этот проект включал более 100 строительных контрактов, причем стоимость некоторых из них достигала 76 млн. долларов. В 1974 году ход работ по проекту опережал расписание на 18 месяцев и укладывался в плановую оценку затрат. Заказчиком проекта была корпорация Churchill Falls Labrador Corp ., которая для разработки проекта и управления строительством наняла фирму Acress Canadian Betchel .

По существу, значительный выигрыш по времени образовался от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ, что стало возможным благодаря развитию вычислительной техники. Однако первые ЭВМ были дороги и доступны только крупным организациям. Таким образом, исторически первые проекты представляли из себя грандиозные по масштабам работ, количеству исполнителей и капиталовложениям государственные программы.

Сегодня термины «проект», «управление проектом» уже стали привычными для российских руководителей. Из журналов, по радио и телевидению мы все чаще слышим о планировании или реализации инвестиционных, организационных или экологических проектов. Руководители различного уровня обсуждают на совещаниях маркетинговые проекты, проекты внедрения новых систем и технологий. Практически каждый менеджер время от времени оказывается, вовлечен в деятельность по планированию бизнес-целей и путей их достижения, выполняет назначение исполнителей на задачи, составляет, обосновывает и контролирует исполнение бюджета. Составляя и отслеживая планы выполнения работ, руководитель, по-существу, осуществляет функции управления проектом.

Однако, несмотря на растущую потребность в упорядочении и повышении эффективности управления проектами в современной организации, базовые концепции и методы системного управления проектами остаются неизвестными значительному числу менеджеров.

В данном курсе дается краткий обзор задач, методов и инструментальных средств управления проектами в организации.

Освоив курс, Вы сможете:

• Выделять и классифицировать проекты и задачи управления проектами в рамках своей организации
• Разрабатывать иерархическую и логичекую структуры проекта
• Осуществлять расчет сроков исполнения работ проекта по методу критического пути
• Классифицировать наличные ресурсы и строить график потребностей проекта в ресурсах
• Строить график потребностей проекта в финансировании
• Применять методы контроля и анализа хода исполнения работ
• Выявлять и систематизировать проблемы управления проектами в организации
• Применять системные подходы и методы управления проектами
• Определять роли участников проектов
• Разрабатывать, анализирвоатьь и оптимизировать план проекта
• Разрабатывать и внедрять процедуры контроля реализации проекта
• Устанавливать и контролировать критерии оптимальной реализации проекта
• Разрабатывать отчеты по проекту
• Осуществлять выбор программного обеспечения для управления проектами

Раздел 1. Проекты и управление проектами

Проекты

Проекты и процессы

Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два основных вида деятельности, которые существуют параллельно: текущие, повторяющиеся процессы (операции) и проекты. Любая деятельность требует ресурсов, выполняется людьми и соответственно требует планирования и контроля.

Основными отличиями этих двух видов деятельности является то, что процессы носят повторяющийся, циклический характер, а проекты направлены на достижение уникальных целей в определенные сроки.

Например, если рассматривать производство автомобилей, то работу производственного конвейера, подготовку квартальных балансов в бухгалтерии, или обработку входящей/выходящей корреспонденции можно отнести к повторяющимся операциям. Повторяющиеся операции характеризуются достаточно высокой степенью определенности, предполагают использование освоенных технологических процессов и имеющегося оборудования, и требует системы управления нацеленной на повышение эффективности использования уже имеющегося оборудования и ресурсов в однотипных циклах производства.

Проекты, как правило, направлены на реализацию тех или иных изменений внутри организации или во внешнем окружении. Примерами внутренних изменений в нашем случае могут служить разработка новых моделей продукции, переналадка или ремонт конвейера, внедрение новой системы управления.

Внешними по отношению к организации изменениями являются проведение маркетинговой кампании, расширение сфер бизнеса, целенаправленные экологические изменения.

Примерами проектов являются:

• Сооружение атомной электростанции
• Освоение месторождения
• Строительство завода или жилого дома
• Разработкаи вывод на рынок новой продукции или услуг
• Проведение исследований и опытно-конструкторских работ
• Разработка и внедрение информационной системы
• Открытие филиала компании
• Проведение ремонта в офисе
• Подготовка к юбилею
• Написание книги….

Список можно продолжать, включая в него примеры из различных отраслей промышленности, значительно различающиеся по масштабам деятельности, срокам реализации, количеству задействованных исполнителей и важности результатов. Однако, все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, позволяющих называть их проектами:

1. они направлены на достижение конкретных целей;
2. они предполагают координированное выполнение взаимосвязанных действий;
3. они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
4. все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл, и поэтому мы их рассмотрим более пристально.

Направленность на достижение целей.

Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнут. Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной целью проекта, связанного с внедрением новых компьютерных технологий, может быть разработка и внедрение информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического и программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и так далее.

Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как последовательное достижение тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.

Координированное выполнение взаимосвязанных действий.

Проекты сложны уже по самой своей сути. Они включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; часть работ может осуществляться только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Если немного задуматься над этой характеристикой проекта, становится очевидно что проект - это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению.

Ограниченная протяженность во времени.

Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Таким образом, проекты выполняются в течение ограниченного периода времени. У них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время. Для этого готовятся графики, показывающие время начала и окончания заданий, входящих в проект.

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в ряде областей производство осуществляется на основе проектов (штучное и мелкосерийное производство под заказ и на договорной основе).

Проект как система организации деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Уникальность.

Проекты - мероприятия в определенной степени неповторимые и однократные. Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому. Уникальность может быть связана как с конечными целями проекта, так и с условиями их достижения. Если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности вашего проекта достаточно невелика. Базовые элементы этого дома идентичны элементам предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили. Основные же источники уникальности могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации - в расположении дома и окружающего ландшафта, в особенностях поставок материалов и комплектующих, в новых субподрядчиках. С другой стороны, если вы разрабатываете новый прибор или технологию, вы, безусловно, имеете дело с уникальными целями. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам, чего можно ожидать при выполнении проекта, он полон риска и неопределенности.

Чем выше уникальность проекта, тем выше неопределенность и сложнее планирование и управление

Любую деятельность нужно планировать и контролировать. Как показывает наш опыт, руководители предприятий в России редко пытаются осмыслить и разделить задачи управления текущей деятельностью и управления проектами. Однако, это важно для разработки эффективной системы управления предприятием. Система управления, ориентированная на управление неизменными технологическими процессами, не обеспечивает менеджера необходимой информацией когда требуется планирование и управление изменениями.

Проекты развития

Итак, современная организация способна существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации под изменяющиеся условия ведения бизнеса. А это означает, что руководство компании, планируя и достигая определенные цели, постоянно сталкивается с соответствующими управленческими проблемами - как спланировать работы во времени и успеть к определенному сроку, какие потребуются ресурсы, сколько ресурсов и когда именно, сколько это будет стоить, по какому графику и из каких источников будет производиться финансирование.

Проекты развития являются инвестиционными и связаны со стратегией развития компании.

Например:

• Развитие новых направлений
• Модернизация продукции и оборудования
• Выход на новые рынки
• Модернизация технологий и оборудования
• Развитие инфраструктуры компании
• Реорганизация
• Автоматизация

На рисунке показана обобщенная схема позиционирования проекта по отношению к структуре организации. В представленном на рисунке варианте проекты осуществляются организацией параллельно с основным процессом производства.

Точное формулирование целей и эффективное их достижение являются залогом успешного развития любой компании.

Проектно-ориентированная организация

Существуют области деятельности, где реализация проектов является основным видом организации работ. Например, строительная индустрия, уникальное, штучное производство, разработка информационных систем и другие. Компании, в которых основные процессы производства планируются и осуществляются на проектной основе, называют проектно-ориентированными организациями.

Жизненный цикл проекта

Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии, называемые в совокупности жизненным циклом.

Следует различать жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта. Например, проект разработки нового автомобиля - это лишь отдельная фаза жизненного цикла продукта.

Иногда, рассматривая окупаемость инвестиционного проекта, в нем выделяют три основные стадии: предварительную (обоснование инвестиций), подготовительную (инвестиции) и производственную (производство и продажи). Жизненный цикл проекта, целью которого является выполнение работ по контракту, может включать стадии начальную (подготовка контрактов и инициации работ), стадию реализации проекта (детальное планирование и исполнение) и стадию завершения работ по проекту.

Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако у каждого проекта можно выделить начальную () стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Это может показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку задачи и процессы подготовки и принятия управленческих решений, используемые методики и инструментальные средства определяются текущей стадией проекта.

Руководители проектов разбивают цикл жизни проекта на этапы различными способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка. Однако наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: инициация проекта, планирование, осуществление и завершение.

Инициация

Инициация или разработка концепции проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решение о реализации проекта тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Иными словами, выбирая проект «А», а не проект «В», организация отказывается от тех выгод, которые мог бы принести проект «В».

Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проекта.

Планирование

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые события (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, гистограммы потребности проекта в ресурсах и финансировании.

Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

Осуществление (исполнение и контроль)

После утверждения формального плана на менеджера ложатся задачи организации исполнения и контроля хода работ. Контроль предполагает сбор фактических данных о ходе работ и сравнение их с плановыми. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Завершение

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Может быть необходимо составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.

Управление проектами

Известный закон Лермана гласит: «Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег», а следствие Лермана уточняет: «Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег».

Если попросить менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то скорее всего он ответит: «Обеспечить выполнение работ». Это действительно главная задача руководителя. Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение главной задачи менеджера проекта: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием». Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

Искусство эффективного управления во многом определяется способностями и талантами руководителя. Однако управление все в большей степени основывается и на научных подходах. Сегодня менеджер уже не может полагаться лишь на мнения, суждения, разговоры. Необходимо использовать системные подходы к подготовке и принятию решений, которые включают в себя методики и средства для сбора, обработки и анализа информации, позволяющие смоделировать развитие ситуации и предвидеть последствия. Моделирование и системный анализ имеют решающее значение в превращении разрозненной информации в знания, имеющие практическое значение.

Принятие любых управленческих решений, как правило, связано с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов. Причиной неопределенности может быть невозможность определить точные сроки выполнения исследования в проекте по разработке нового продукта; или нестабильность в поставках материалов и комплектующих в строительном проекте; неясный уровень спроса в маркетинговом проекте; неопределенность с финансированием в государственной программе и т.д. Обычно, все виды неопределенности, которые могут иметь место в проекте, в той или иной степени проявляются. Менеджер начинает чувствовать невозможность целенаправленно планировать и управлять деятельностью.

Именно в этой ситуации имеет смысл задуматься об использовании более формализованной системы планирования и управления проектами. Кроме того, то, что не имело смысла без компьютера (зачем тратить время, разрабатывать план, если любое вмешательство внешнего хаоса сделает этот план ненужой бумажкой уже через неделю), начинает иметь смысл с использованием компьютера. Имея информационную модель проекта, менеджер, по-существу, получает возможность постоянно иметь актуальный план работ, соответствующий текущей ситуации и текущему уровню неопределенности.

ТРИ КИТА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Концепция «ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЕКТА»:
единый, неразрывный процесс достижения цели.

Концепция «КОМАНДЫ ПРОЕКТА»:
единая организационная структура,
отвечающая за успех проекта на всех стадиях.

Концепция «ФИНАНСИРОВАНИЯ ПРОЕКТА»:
соответствия затрат объемам и качеству выполненных работ.

За сорок с лишним лет, в течении которых применяется технология управления проектами, был разработан целый ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять этими ограничениями.

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления изменениями и качеством работ.

Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта:

сроки, расходы и качество результата. В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому, в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика.

Команда и участники проекта

Основная сила проектной концепции управления заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях - менеджере проекта и ключевых членах команды. Основная проблема проектной концепции управления заключается в сложности создания эффективной временной системы управления, которая должна функционировать совместно с постоянной системой управления в организации.

Оптимальная организация команды проекта, включающей как руководителей проекта и команду исполнителей, так и подразделения и специалистов, влияющих на ход работ или оказывающих ту или иную поддержку проекту, позволяет повысить эффективность управления и избежать проблем.

На рисунке 1.4. показана структура проекта, при которой менеджер проекта обеспечивает интеграцию основных участников проекта. Группа контроля целей проекта обеспечивает контроль и согласование целей проекта со стратегическими целями организации. Группа технического контроля отвечает за соответствие технических решений и используемых технологий общепринятым стандартам, стандартам организации и спецификациям контракта. Администратор и офис проекта оказывают поддержку менеджеру проекта по сбору информации и выполнению управленческих функций.

Рис. 1.4. Пример организации проекта.

Должности основных членов команды проекта различаются в зависимости от типа проекта. Для промышленного проекта, например, в ядро команды, кроме менеджера проекта, должен входить главный инженер проекта, который отвечает за спецификации и качество конечного продукта. Для крупных проектов необходимо иметь команду из нескольких инженеров: инженера, отвечающего за спецификацию продукта, инженера, отвечающего за технологию производства, и специалиста, ответственного за установку, тестирование и опытное производство.

Администратор проекта - специалист, отвечающий за все официальное делопроизводство внутри проекта, протоколирующий вносимые изменения, жалобы и прочие вопросы, связанные с контрактными обязательствами. Часто администратор проекта отвечает также за ведение архива проекта.

В крупных проектах могут быть также:

• Контролер проекта - осуществляет сбор, обработку и учет информации о ходе выполнения работ и фактических затратах.
• Руководитель служб поддержки - отвечает за функционирование служб информационной поддержки и поддержки общеуправленческих функций.
• Офис проекта . Полезно иметь офис проекта (штаб проекта) даже для небольших проектов. Офис проекта является центром, в который стекается информация по проекту, проводятся совещания и встречи. Рабочие места постоянных членов команды проекта, по возможности, должны располагаться в штабе.

В каждом проекте можно определить специалистов, деятельность которых критична для успеха проекта в целом. Например, члены высшего руководства организации, контролирующие проект; специалисты, обладающие специфической квалификацией, необходимой для достижения результатов проекта и т.п. В любом случае, организационная структура управления должна обеспечивать прямой контакт менеджера проекта с данными специалистами.

Итоги раздела

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами все еще связывают с крупными проектами, такими как запуск межпланетной станции, разработка нового вида вооружений или строительство атомной электростанции. Однако, даже в организациях ориентированных на серийное производство реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.

Проект - уникальное предприятие, предполагающее координированное выполнение взаимосвязанных действий, для достижения определенных целей в условиях временных и ресурсных ограничений

• Проект - способ, организационная форма достижения целей
• Проекты инициируются внутри компаний, но могут предполагать участие нескольких заинтересованных организаций. Для выполнения работ проекта привлекаются исполнители, оборудование и материальные ресурсы
• Проект предполагает наличие плана достижения поставленных целей (комплекса работ)
• Проект предполагает наличие системы полномочий и ответственности за достижение целей во главе с менеджером проекта
• Проекты, как правило, реализуется в рамках временных и бюджетных ограничений

Классификация проектов

Критерии классификации:

• Место в структуре бизнес-процессов компании
• Основной бизнес процесс
• Проекты развития бизнеса
• Вид деятельности
• Строительство
• Штучное и мелкосерийное производство
• Разработка информационных систем
• другие
• Способ финансирования
• Инвестиционный проект
• Контрактный проект
• Степень новизны (неопределенности) целей проекта и процесса их достижения
• Масштаб, сложность, важность

Ключевые процессы управления проектами и их результаты

В приведенной ниже таблице двадцать ключевых процессов управления проектом разбиты по основным стадиям жизненного цикла проекта: инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение.

Необходимость в эффективном управлении проектами очевидна. Недостаточный контроль приводит к превышению расходов или увеличению времени выполнения проекта. Рост расходов означает не только нарушение финансовых планов, но также в случае крупных проектов необходимость привлечения средств, превышающих возможности организации, независимо от тех экономических выгод, которые можно ожидать в результате успешного завершения разработки. Увеличение стоимости разработки снижает рыночные возможности и уменьшает период эффективной реализации товара на рынке, так как момент его устаревания прямо не связан с фактом задержки первого появления товара на рынке.

Управление НИОКР ставит проблемы, требующие во многом больших усилий, чем в других сферах предпринимательства. Сам термин НИОКР охватывает целый спектр видов деятельности и работ - от фундаментальных исследований через прикладные к разработке новых изделий и процессов, за которыми следуют дальнейшие стадии совершенствования товаров и процессов. Каждая стадия со своими характеристиками предусматривает стиль управления и управленческие приемы, неприемлемые на другой стадии. При проведении прикладных исследований над проектом работает небольшая группа специалистов в условиях высокой неопределенности. В этом случае обычно используются неформальные методы управления, предполагающие коллективное участие в управлении. На стадии коммерческого прогнозирования могут быть сделаны обоснованные оценки материальных затрат и затрат времени с использованием методов детальной разработки бюджета, хода выполнения программы и т.д.

Но с другой стороны, расширение сферы применения неформальных методов на более поздних стадиях цикла часто приводит к замедлению работ и неоправданному росту затрат. Таким образом, нужна система управления, меняющаяся по мере реализации проекта.

Характерной чертой профессионального управления являются усилия, направляемые на планирование и контроль деятельности предприятий и организаций с тем, чтобы все виды этой деятельности были ориентированы на общие цели, относительно которых оценивается эффективность их функционирования. Конкуренция последних лет, появление нескольких крупных предприятий в отраслях и ускоряющиеся темпы изменений создали обстановку, в которой высшее руководство должно переосмыслить идеи планирования. Системы формального планирования, первоначально используемые в компаниях за рубежом, сейчас получают распространение на отечественных предприятиях.

Процесс планирования в организации включает систематическую оценку ряда взаимосвязанных элементов - целей, стратегий и политики. В рассматриваемом контексте словом “цель” пользуются для определения конкретных целей среднесрочного и долгосрочного развития всей организации в целом. Принимающий решение нуждается в четкой постановке конкретных целей. Это предполагает описание изделий, рынков, а также количественные показатели в конкретные периоды времени - доля рынка, величина оборота, размер прибыли. В этом смысле термин “цель” определяет конечный результат, которого необходимо достичь в конкретный момент.

Существуют различные пути, на которых может быть достигнут тот или иной набор целей. Эти пути называются стратегиями. Предприятие, поставившее конкретную цель “обеспечить 20%-ный рост оборота и 30%-ный рост прибыли к окончанию двухлетнего периода”, имеет разные альтернативы для ее достижения: ?

увеличение доли рынка за счет уже выпускаемых товаров; ?

расширение рынка за счет увеличения наименований выпускаемой продукции; ?

выход на новые рынки, в том числе международные; ?

уменьшение издержек производства; ?

расширение объемов производства за счет вертикальной интеграции без изменения объемов продаж конечного изделия; ?

рост посредством приобретений других предприятий или слияний и т. п.

Поскольку существует большое число альтернативных стратегий, из которых нужно выбрать одну наиболее удачную, то выбор пути, по которому предприятие собирается следовать, можно рассматривать как формулирование стратегии.

Чтобы цели предприятия были достижимы, стратегические решения должны быть направлены в будущее, они должны быть реалистичными в экономической обстановке, которая сложится к какому-то моменту в будущем. Таким образом, сознательный взгляд в будущее, даже в чем-то неточный, должен использоваться в плановом процессе. Необходимы прогнозы, включающие период до планового горизонта, для каждого фактора, влияющего на выполнение плана.

Изучение будущего предприятия представляет большую ценность, если оно позволяет сформулировать общеэкономические тенденции, которые могут представить либо угрозу существующей его деятельности, либо возможности для новых видов деятельности предприятия и, следовательно, ведут к изучению возможных стратегий.

Из-за трудностей прогнозирования предприятия одной и той же отрасли, например, автомобилестроения (ГАЗ, ВАЗ, Москвич) не смогли выявить одни и те же угрозы, благоприятные перспективы и возможные стратегии в период перехода к рынку. По-видимому, способность справиться с угрозами или использовать возможности зависит от различных факторов, условий и обстоятельств каждого предприятия. Поэтому предприятия со сложными характеристиками деятельности выберут различные стратегии, которые лучше отвечают их возможностям. Чтобы сделать удачный выбор, необходимо критически оценить сильные и слабые стороны предприятия. Так, например, если на предприятии научились эффективно использовать рынок, то его руководство может выбрать стратегию роста на основе увеличения доли рынка или расширение рынков. Если предприятие имеет сильный научно-технический потенциал, то его стратегия будет базироваться на обновлении продукции. Высокий уровень производства продукции с низкими издержками способствует вертикальной интеграции, а широкие финансовые возможности предприятия могут быть реализованы через стратегию приобретений или слияний. Следовательно, на основе сопоставления прогнозов экономической, социальной, научно-технической и политической обстановки с результатами анализа внутренних возможностей предприятия можно выбрать стратегию.

Анализ полезности

Как показывает практика, анализ альтернативных товарных стратегий затрудняется отсутствием точно определенных целей управления. При этом это связано не с отсутствием целей у части коммерческих организаций вообще, а скорее традиционное отсутствие стимулов количественно формулировать цели управления. Методы принятия решений, практикуемые в этих организациях, допускают словесное описание целей. Однако эта нечеткость целей приводит к невозможности для управляющих принимать рациональные логичные решения, когда необходимо провести сложное сопоставление преимуществ и недостатков отдельных стратегий.

Рассмотрим, как некоторые методы теории принятия решений можно применить к этим проблемам. Особенно полезным оказался для этого многоцелевой анализ общественной полезности. Концепция общественной полезности, как она изложена, например, в работе , основывается на том, что если добавить 1000 автомобилей к объему продаж индивидуальным потребителям, составляющему 50 000 автомобилей, вероятно, будет достигнуто большее увеличение “полезности” или “удовлетворения”, чем если те же 1000 автомобилей добавить к объему продаж в 500 000 штук. Концепция полезности, таким образом, допускает нелинейную связь “пользы”, получаемой управляющим, со значением определенного показателя (рис. 13.9).

Если имеется большое число показателей, то может потребоваться количественный метод определения критериев выбора. Анализ полезности позволяет специалисту или заинтересованной группе установить: ?

удовлетворение или “полезность”, получаемую при различных значениях показателей; ?

цену, которую за это приходится платить.

Зависимость функции полезности от объема продаж

автомобилей местному населению оказывалась нелинейной с насыщением. Это связано с тем, что добавление 1000 автомобилей к небольшому объему продаж увеличивает удовлетворение больше, чем добавление такого же числа ав-

Объем продаж местному населению

Томобилей к очень большому объему продаж; потребность уже оказывалась удовлетворенной.

Концепция полезности, таким образом, допускает нелинейную связь “пользы”, получаемой управляющим, со значением определенного показателя (рис. 13.9).

Существуют формальные методы анкетирования, помогающие специалисту определить функции полезности , и эти методы можно применить ко всем показателям, характеризующим товарную систему. При этом с помощью другой группы вопросов можно определить относительную ценность показателей. Например, можно установить, насколько сократится полезность от продажи автомобилей при 10%-ном увеличении полезности от объема продажи местному населению. Известны процедуры анкетирования, в результате которых получены описания индивидуальных и групповых функций полезности, а также

результаты опросов, подтверждающих нелинейность функций полезности . В силу этого цели нельзя просто формулировать в виде утверждений типа “максимизировать данный показатель”, “минимизировать взвешенную сумму этих показателей”. В примере с автомобилями окончательное количественное описание целей было различным для разных заинтересованных групп потребителей - индивидуальных потребителей, коммерческих предприятий, службы безопасности дорожного движения, службы городского транспорта (такси) и др.

Многоцелевой анализ полезности также позволяет построить функции полезности от двух и более аргументов- показателей, например, объема продаж автомобилей индивидуальным потребителям и коммерческим предприятиям. Практический способ комбинирования заключается в определении зависимостей путем предложения управляющим и заинтересованным группам лиц некоторого набора вопросов. В результате опроса управляющие получают объективные основания для принятия управленческих решений, т. е. выбора между стратегиями, влекущими за собой различные последствия.

Расхождения в функциях полезности, построенных для разных заинтересованных групп, позволяет по-разному упорядочить альтернативные схемы управления с точки зрения каждой группы.

Однако сравнение стратегии, основанное на функциях полезности, не обеспечивает окончательного упорядочения стратегий. Известно, что цели не остаются неизменными, так как возникают новые мотивы, изменяются потребности, спрос и требования, например, возрастание требований к экологической безопасности автомобилей. В действительности опасно делать какие-либо количественные утверждения о целях, даже если они не меняются. Следовательно, основная польза от анализа полезности получается из двух других источников. Во-первых, процесс анкетирования заставляет людей ясно и количественно формулировать свои цели, в то время как раньше их никогда не просили об этом. Это почти неосязаемый результат приводит к лучшему пониманию управляющими проблем принятия решений, несмотря на то, что некоторые из них уже использовали в своей работе различные изощренные методы оптимизации. Во-вторых, количественное выражение функций полезности различных заинтересованных групп имело важное значение для создания основы для дискуссий и разрешения конфликтов . Когда функции полезности, предложенные двумя различными заинтересованными группами, приводят к разным классификациям альтернативных стратегий управления, то относительно легко ответить на такой вопрос: насколько сильно должна измениться функция полезности от продажи индивидуальным потребителям, чтобы они приняли в качестве наилучшей ту же стратегию, что и коммерческие предприятия? В некоторых случаях необходимо лишь небольшое изменение цели, чтобы разрешить конфликт.

Таким образом, анализ полезности, по-видимому, имеет не меньшее значение в процессе его применения, чем при использовании его результатов.

На практике формулирование стратегии является итеративным процессом. Реальные цели предприятия нельзя сформулировать до рассмотрения возможных стратегий, прогнозов, оценки внутренних возможностей и наоборот. Тем не менее в процессе планирования согласованные варианты целей и стратегий получают дальнейшее развитие в соответствии с доступной в данный момент времени информацией. Теоретически они устаревают сразу же с получением новой информации, хотя на практике существенные изменения в них могут потребоваться не так часто. Оперативное планирование было бы весьма затруднено, если бы цели и стратегии были бы нестабильными. Но это противоречит принципам планирования. Поэтому время от времени изменения целей и стратегий необходимы, а для этого различные формальные системы планирования должны предусматривать возможность исправления плана, т. е. быть гибкими.

Но выполнение плана во многом остается в зависимости от новых изделий или процессов, создаваемых в подразделениях НИОКР. Следовательно, проекты, разработанные сегодня, определяют ожидаемые новые продукты и процессы в ближайшие годы, а это значит и стратегию, которая будет пригодна для предприятия в это время.

Если решения относительно обновления продукции и процессов не связаны с планом предприятия, то планирование становится бессмысленным. Поэтому руководителям НИОКР следует научиться сосуществовать с планированием. Главным возражением против планирования исследований и разработок является случайный характер возникновения большинства нововведений. Безусловно, случай играет здесь важную роль. Но ни одно предприятие не собирается вкладывать средства в развитие науки и техники только на основании веры и надежды. С другой стороны, было бы недальновидно не рассмотреть неожиданное нововведение только на том основании, что оно не было предусмотрено планом. Гибкая система планирования должна предусматривать не планируемое - проектные предложения или нововведения, которые нельзя предвидеть в ходе разработки плана, но имеющие большое значение для повышения прибыльности. Добиться этого можно, осознав, что предприятие, вкладывающее большие средства в развитие техники, по существу вовлечено в два вида деятельности: ?

основную деятельность, определенную целями предприятия и связанную с удовлетворением рыночной потребности; ?

не основную научно-техническую деятельность, результатом которой являются новая техника и технология, имеющие коммерческую ценность, но часто не связанные с целями предприятия.

В этом случае коммерческая значимость может быть реализована только посредством продажи самой технологии, но в некоторых случаях может быть оправдано завершение разработки изделия и организация его производства и маркетинга в порядке диверсификации. Таким образом, проекты могут выступать в качестве товара, хотя их реализации на рынке может предшествовать необходимость дополнительной разработки. Отсюда появляется дополнительный вид деятельности - продажа технологий. Многие отечественные предприятия не используют возможности такого бизнеса, так как просто не оперируют термином “ноу-хау”. В то же время именно это может способствовать увеличению их прибыльности, тем более что за рубежом много примеров организации такого предпринимательства. Например, компания “Дженерал Электрик” в США имеет предприятие по развитию новых деловых сфер, одной из функций которого является продажа патентов. За ежегодную плату потребители получают выходящий раз в два месяца список новых идей для различных сфер бизнеса. Более подробно содержание некоторых из них раскрывается за дополнительную плату .

Таким образом, одно дело продавать неприменимую на данной фирме технологию, появившуюся как побочный результат, и совсем другое дело расширять эту деятельность и сознательно выделять дополнительные фонды для разработок новых технологий с целью их продажи. И понятно, что нужна поддержка такой деятельности продуманным управленческим решением, в отличие от случая, когда подобные результаты являются следствием бесконтрольных усилий руководителей НИОКР. Но каковы бы ни были масштабы этой деятельности, концепция “двойного бизнеса” обеспечивает максимальное использование вложений в научно-техническое развитие, а также интеграции НИОКР с планированием посредством стратегии. 13.1.6.

Эффективное управление проектом во многом зависит от множества факторов. К ним можно отнести:

1. Четко поставленные цели. Начиная уже с философии проекта (или его миссии). Приверженность проектной группы заявленным целям.

2. Компетентный руководитель проекта. Грамотный, коммуникабельный руководитель, имеющий необходимый технический и административный опыт.

3. Поддержка со стороны руководителей высшего звена. Все заинтересованные стороны должны знать об этой поддержке и ее чувствовать.

4. Компетентные члены проектной группы. Успех проекту обеспечивает грамотная и подготовленная группа исполнителей.

5. Достаточное ресурсное обеспечение. Финансовые, кадровые, материальные и другие ресурсы в достаточном количестве.

6. Адекватное информационное сопровождение. Наличие необходимой для реализации проекта информации о его целях, статусе, изменениях, организационных условиях и потребностях клиентов.

7. Механизмы управления. Механизмы управления происходящими событиями и выявления отклонений от плана.

8. Обратная связь. Все заинтересованные стороны по проекту должны иметь возможность изучать положение дел и вносить соответствующие предложения и коррективы.

9. Отзывчивость к клиентам. Все потенциальные пользователи проекта получают информацию о состоянии дел по проекту.

10. Механизмы поиска и коррекции отклонений. Система мер по поиску проблем и устранению их причин.

11. Неизменность состава участников проекта. Кадровая составляющая проекта на весь срок его реализации должна в максимально возможной степени оставаться постоянной. Частая смена кадров может привести к распылению накопленного группой опыта.

Эффективное управление проектами никогда не может происходить автономно. Успех проекта всегда предполагает вклад и координацию со стороны инвесторов, ищущих возможности получения прибыли в постоянно изменяющейся ситуации на рынке.

Обеспечение свободной связи обеспечивает обратную связь с командой проекта, мотивирует ее. Это позволяет увеличить вероятность того, что в целом проект будет закончен вовремя, в пределах бюджета, с полностью достигнутыми целями. То есть речь идет о эффективности проекта.

Во многих организациях, управлением проектами занимаются специалисты, не обученные формальным методам управления проектами. Если обеспечить их этими знаниями, планировщики смогут более четко ставить цели и получать обратную информацию. Как, в свое время, компьютеры, сейчас Internet и новые технологии взаимодействия изменяют методы выполнения работ. Эти технологии облегчают нам постановку целей проекта и групповое планирование, особенно с теми, кто имеет разные условия работы.

Хотя групповая работа важна на всех стадиях планирования проекта, особенно эффективна технология в управлении сроками, проектным взаимодействием рисками, поставками, качеством и интеграционными процессами проекта.

«Эффективное управление проектами -- это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом.

Опыт осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной методологии проектного менеджмента позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта.

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Можно выделить и критерии успешности проектов. Институт Санкт-Галлена и Международный институт обучающих организаций и инноваций (МИООиИ) в Мюнхене недавно предоставили результат обсуждения успешных и неуспешных проектов с более чем 500 сотрудниками из 111 предприятий Германии, Австрии, и Швейцарии и исследовали критерии успеха.»

В результате выяснилось, что причины неудач имеют в меньшей степени промышленно-экономический или технический характер, а во многом связаны с культурой предпринимательства, коммуникационными и информационными процессами на предприятии.

Были выведены следующие критерии, которые отличают успешные проекты от неудачных следующими параметрами:

· Общая готовность к изменениям (определяется в общей направленности коллектива на обучение, преобразования и улучшение деятельности);

· Культура конфликтов (свободный обмен информацией и мнениями, а также открытость для критики);

· Личная ответственность сотрудников за результаты труда (чем большими полномочиями обладает каждый в отдельности, тем скорее он готов взять на себя ответственность, и тем больше его личная инициатива и мотивация);

· Культура доверия (доверительные отношения, приятный климат открытости, искренности и честности в общении друг с другом в коллективе повышает вероятность успеха проектов);

· Отсутствие иерархии (в команде роль иерархии должна быть сведена к минимуму, что необходимо для повышения мотивации и творческого подхода сотрудников);

· Коммуникационная и информационная культура (интенсивный обмен информацией и открытые коммуникации, т.е. высокая степень гласности, означают хорошее сотрудничество и основу для развития инноваций).

Известный закон Лермана гласит: «Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег», а следствие Лермана уточняет: «Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег».

Если попросить менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то скорее всего он ответит: «Обеспечить выполнение работ». Это действительно главная задача руководителя. Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение главной задачи менеджера проекта: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием». Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект.

Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта с заданным качеством, в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, при существующих ограничениях и имеющейся неопределенности, за счет использования наличных ресурсов и технологий, а также управленческих знаний, опыта и специализированных подходов, методов и систем.

Искусство эффективного управления во многом определяется способностями и талантами руководителя. Однако управление все в большей степени основывается и на научных подходах. Сегодня менеджер уже не может полагаться лишь на мнения, суждения и разговоры. Необходимо использовать системные подходы к подготовке и принятию решений, которые включают в себя методики и средства для сбора, обработки и анализа информации, позволяющие смоделировать развитие ситуации и предвидеть возможные последствия. Моделирование и системный анализ имеют решающее значение в превращении разрозненной информации в знания, имеющие практическое значение.

Принятие любых управленческих решений, как правило, связано с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов. Причиной неопределенности, например, может быть невозможность определения точных сроков выполнения исследования в проекте по разработке нового продукта; нестабильность в поставках материалов и комплектующих в строительном проекте; неясный уровень спроса в маркетинговом проекте; неопределенность с финансированием в государственной программе и т.д. Обычно все виды неопределенности, которые так или иначе могут иметь место в проекте, в той или иной степени действительно проявляются. В такой обстановке менеджер начинает чувствовать невозможность целенаправленного планирования деятельности и управления ею.

Именно в этой ситуации имеет смысл задуматься об использовании более формализованной системы планирования и управления проектами. Кроме того, то, что не имело смысла до широкого внедрения компьютеров в хозяйственную жизнь, начинает иметь смысл при их использовании. Раньше вопрос стоял таким образом: зачем тратить время, разрабатывать план, если любое вмешательство хаотичного внешнего окружения проекта

Рис. 1.2.

неизбежно сделает этот план ненужной бумажкой уже через несколько дней? Теперь же, имея информационную модель проекта, менеджер, по существу, получает возможность при помощи компьютерных технологий постоянно анализировать происходящие в проекте изменения и иметь актуальный план работ, соответствующий текущей ситуации и текущему уровню неопределенности (рис. 1.2).

Оперативное планирование и адекватный контроль стратегии реализации проекта и тактики организации работ позволяют эффективно использовать имеющиеся ресурсы и, в конечном итоге, достичь промежуточных и стратегических целей реализации проекта раньше потенциальных конкурентов. И наоборот, попытки продвижения проекта методом проб и ошибок ведут к неизбежным потерям времени, денег и качества результатов проекта. Точное формулирование задач проекта либо целей деятельности компании в целом в сочетании с применением эффективных методов достижения таких целей и задач являются залогом успешного развития любой компании.

«Тремя китами» эффективного управления проектами являются концепции жизненного цикла проекта, команды проекта и финансирования проекта.

Концепция жизненного цикла проекта исходит из необходимости организации единого неразрывного процесса достижения цели проекта.

Концепция команды проекта предполагает построение единой организационной структуры, отвечающей за успех проекта на всех стадиях его реализации.

Концепция финансирования проекта призвана обеспечить соответствие финансовых затрат проекта объемам и качеству выполненных работ.

Подробно материал по этим темам будет рассмотрен в последующих главах.

За сорок с лишним лет, в течение которых применяется технология управления проектами, разработан целый ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять ограничениями проектов.

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени, используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта, и по мере выполнения работ соблюдение бюджета контролируется. Для успешного выполнения работ требуется их адекватное ресурсное обеспечение. Для этого существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, методы, использующие матрицы ответственности, или диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных видов ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что проектные задания зачастую трудно как формулировать, так и контролировать. Для решения данной проблемы используются, в частности, методы управления изменениями содержания проекта и методы управления качеством работ по проекту.

Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта: сроки, расходы и качество результата. В соответст-

Рис. 1.3. Три аспекта реализации проекта вии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками выполнения работ - ключ к успеху по всем трем перечисленным показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании и контроле за соблюдением календарного графика работ.