Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С

Прием на работу по совместительству в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 2.5)

Регистрации приема на работу по совместительству имеет следующие особенности:

1. Вид занятости в справочнике Сотрудники может принимать следующие значения:

Внешнее совместительство - если принимаемый на работу сотрудник уже работает по основному месту работы у другого работодателя;
Внутреннее совместительство - если сотрудник уже работает по основному месту работы у данного работодателя.

2. При приеме на работу по внутреннему совместительству особое внимание следует обратить на правильный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники .

В справочнике Сотрудники для внутреннего совместителя создается новый элемент, при этом в справочнике Физические лица создавать новый элемент не следует. При регистрации приема необходимо выбрать уже имеющийся в справочнике Физические лица элемент, который был введен при регистрации приема по основному месту работы.

3. График работы совместителя. Для совместителей устанавливается график работы неполного рабочего времени.

Прием на работу по совместительству с использованием помощника приема на работу

Пример

С 01.04.2013 в ЗАО "ТФ-Мега" на должность экономиста в транспортный отдел принимается Климова Ирина Николаевна для работы на условиях внутреннего совместительства. Сотрудница принимается на 0,5 ставки экономиста. Размер оклада для целой ставки составляет 20 000 рублей в месяц. График работы совместителя - с понедельника по пятницу по 4 рабочих часа.

Для оформления приема на работу можно воспользоваться Помощником приема на работу . Для использования помощника необходимо, чтобы в настройках пользователя был установлен флажок (меню ) (рис. 1).

При создании нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие - Сотрудники ) по кнопке "Добавить" автоматически открывается форма Помощника приема на работу (рис. 2). Ввод сведений о новом сотруднике осуществляется "пошагово".

1. На первом шаге Основные данные (рис. 3) введите следующие данные о сотруднике:

Фамилия , Имя , Отчество сотрудника. Если в справочнике Физические лица (меню Предприятие - Физические лица ) уже зарегистрировано физическое лицо с таким Ф.И.О., то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица (в диалоге ). Если данные по сотруднику ранее не были зарегистрированы, а в списке показаны однофамильцы, выберите команду Создать новое физлицо (например, при приеме на работу по внешнему совместительству ). В случае внутреннего совместительства создавать новый элемент в справочнике Физические лица не нужно. Он был уже создан при приеме сотрудника на основное место работы. Поэтому выберите команду Выбрать отмеченное в списке (рис.4 );
Дата рождения и Пол сотрудника. Если для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного физического лица в справочнике Физические лица (в диалоге Список физлиц с похожими данными ) и был осуществлен выбор физического лица по кнопке Выбрать отмеченное в списке , то поля Дата рождения и Пол заполняются автоматически и недоступны для изменения в форме помощника;
установите флажок Штатный сотрудник ;
поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которую принимается сотрудник;
в поле Таб.номер - табельный номер сотрудника, по умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен.

2. На втором шаге Место работы (рис. 5) введите сведения об условиях и месте работы сотрудника:

по умолчанию устанавливается флажок Создать приказ о приеме на работу . В этом режиме при завершении работы помощника в информационной системе создается документ приема на работу. Если документ не нужно создавать, то флажок можно снять;
установите флажок Вид занятости : совместительство (внешнее совместительство) или внутреннее совместительство. Так как в нашем примере сотрудник принимается на работу по внутреннему совместительству, то в разделе Вид занятости автоматически установлен флажок Внутреннее совместительство (сотрудник уже работает в организации и может быть принят на работу в эту же организацию по трудовому договору только внутреннем совместителем);
укажите подразделение, должность, график работы нового сотрудника, количество занимаемых им ставок (в нашем примере в поле Кол. ставок укажите 0,5 ставки), количество месяцев испытательного срока (если при приеме на работу устанавливается испытательный срок), дату приема на работу. Для совместителей следует указать график работы неполного рабочего времени. В случае если таковой график отсутствует в программе, то создайте его в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы ). Это важно для правильного расчета заработной платы совместителя;
номер и дата трудового договора заполняются автоматически. При необходимости можно изменить номер и дату договора, а в случае приема по срочному трудовому договору заполнить дату окончания срока договора.

3. На третьем шаге Оплата труда введите сведения о начислениях, назначаемых сотруднику при приеме на работу: укажите основной вид начисления сотрудника и его размер, а также перечень надбавок, предусмотренных для сотрудника, и значения показателей для их расчета (рис. 6). Если совместителю назначается оклад, то следует выбрать вид расчета Оклад по часам

4. На четвертом шаге Дополнительная информация (рис. 7) автоматически заполняется дополнительная информация о сотруднике: ИНН, номер страхового свидетельства ПФР, сведения о гражданстве, инвалидности, праве на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, о доходах с предыдущего места работы и статусе налогоплательщика (данная информация была уже введена при приеме сотрудника по основному месту работы).

5. На последнем шаге Завершение работы (рис. 8) можно задать уточнение наименования для создаваемого элемента справочника Сотрудники (с целью визуального различия элементов справочника, соответствующих сотрудникам с одинаковым Ф.И.О.).

Для завершения работы Помощника приема на работу и записи введенных с его помощью данных нажмите кнопку Готово .

При этом в информационной базе автоматически будут созданы:

Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного физического лица в справочнике Физические лица (например, прием на работу по внутреннему совместительству )). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица Сотрудники
Сотрудники (рис.9, рис.10);
документ (рис.11).

Сотрудники

Из формы документа Прием на работу в организацию можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по ФОРМЕ Т-1 или Т-1а (рис.12).

Апрель сотрудница отработала полностью, по графику работы для внутреннего совместителя на апрель 2013 г. приходится 87 рабочих часов. Норма рабочего времени для расчета оплаты за труд сотрудника определяется исходя из графика полного рабочего времени. В апреле норма рабочего времени составляет 175 часов.

Сумма оплаты по окладу, начисленная сотруднице за апрель, составляет: 20 000 руб. / 175 ч. * 87 ч. = 9 942,86 руб. (рис. 13, рис.14).

Прием на работу без использования помощника приема на работу

Пример

С 03.06.2013 в ЗАО "ТФ-Мега" на должность экономиста в транспортный отдел принимается Воронцов Юрий Зиновьевич для работы на условиях внутреннего совместительства. Сотрудник принимается на 0,5 ставки экономиста. Размер оклада для целой ставки составляет 20 000 рублей в месяц. График работы совместителя - с понедельника по пятницу по 4 рабочих часа.

Выполняются следующие действия:

Регисрация сотрудника и оформление трудового договора.
Оформление приказа о приеме на работу.

Регистрация сотрудника и оформление трудового договора

Оформить прием на работу можно и без использования Помощника приема на работу . Для этого необходимо, чтобы в настройках пользователя был снят флажок Использовать помощник приема на работу (меню Сервис - Пользователи и права доступа - Пользователи ) (рис. 1).

В справочнике Сотрудники (меню Предприятие - Сотрудники ) создайте новый элемент, нажав кнопку Добавить . При регистрации сотрудника можно либо одновременно создать новое физическое лицо (установив переключатель Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц ), либо выбрать соответствующее сотруднику физическое лицо из справочника Физические лица (установив переключатель ). Второй вариант используется, если регистрируется сотрудник, который ранее уже работал на предприятии по другому договору или его личные данные уже были предварительно внесены в справочник Физические лица . В нашем примере сотрудник уже работает на предприятии по основному месту работы и данные по нему уже внесены в информационную базу, поэтому установите переключатель Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц в форме нового элемента справочника Сотрудники (рис. 2).

Закладка Общее заполняется автоматически данными сотрудника, которые были введены при приеме сотрудника по основному месту работы (рис. 3). Данные сотрудника, а именно - вид договора, организация, в которую принимается сотрудник, вид занятости можно изменить при необходимости. В поле Вид занятости по умолчанию указывается значение Внутреннее совместительство (сотрудник уже работает в организации и может быть принят на работу в эту же организацию по трудовому договору только внутреннем совместителем). Если принимается на работу внешний совместитель, то укажите в поле Вид занятости - Внешнее совместительство . Поле Табельный № заполняется по умолчанию следующим по порядку свободным табельным номером, который при необходимости может быть изменен.

На закладке Трудовой договор (рис. 4) вводятся данные трудового договора, заключаемого с сотрудником. Номер договора и дата его регистрации в информационной системе заполняется автоматически. Значение этих полей можно изменить. В поле Действует с укажите дату начала срока действия договора. Если договор срочный, то вводится дата окончания договора в поле по . Далее необходимо заполнить данные об испытательном сроке - количество месяцев (если испытательный срок не предусмотрен трудовым договором, поле не заполняется), подразделение организации, куда принимается сотрудник, его должность, график работы, количество занимаемых ставок (в нашем примере в поле Кол. ставок укажите 0,5) и оплату при приеме на работу (вид расчета, сумму оплаты и персональные надбавки, если они есть).

Для совместителей следует указать график работы неполного рабочего времени. В случае если таковой график отсутствует в программе, то создайте его в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы ). См. статью Настройка графиков для неполного рабочего времени . Это важно для правильного расчета заработной платы совместителя.

Если совместителю назначается оклад, то следует выбрать вид расчета Оклад по часам , предусматривающий оплату пропорционально отработанным часам. Размер оклада для совместителя следует задать как для целой ставки (из расчета полного рабочего времени). При расчете зарплаты оклад будет пересчитан пропорционально отработанному времени относительно графика полного рабочего времени.

На закладке Дополнительно предусмотрена возможность разделения сотрудников организации по определенным свойствам и категориям. Свойства и категории - это дополнительные признаки, которые могут быть присвоены сотрудникам для проведения дополнительного анализа в отчетах (рис. 5).

При сохранении документа в информационной базе автоматически будут созданы:

личные данные сотрудника в справочнике Физические лица (кроме случая внутреннего совместительства или когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного физического лица в справочнике Физические лица ). Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица . Открыть форму физического лица можно из справочника Сотрудники или из списка физических лиц;
запись о сотруднике в справочнике Сотрудники .

Из формы элемента справочника Сотрудники можно сформировать и вывести на печать: типовой трудовой договор организации с сотрудником и примерную форму трудового договора при дистанционной работе.

Оформление приказа о приеме на работу

Регистрация факта приема на работу и оформление приказа о приеме на работу производится с помощью документа Прием на работу в организацию . Документ можно ввести на одного или нескольких сотрудников сразу:

При необходимости список плановых начислений можно дополнить. При этом следует иметь в виду, что сотруднику может быть назначено только одно основное плановое начисление, т.е. начисление, по которому ведется учет рабочего времени (вид учета времени - Начисление за работу в пределах нормы времени (закладка Время видов расчета)). По таким начислениям оплачивается время, отработанное в пределах нормы времени по графику работы и измеряемое целыми днями (сменами) (например: оклад по дням, оклад по часам и т.д.).

Рассмотрим, как будет произведена оплата труда совместителя.

Июнь сотрудник отработал полностью. По графику работы для внутреннего совместителя на июнь 2013 г. приходится 75 рабочих часов. Норма рабочего времени для расчета оплаты за труд сотрудника определяется исходя из графика полного рабочего времени. В июне норма рабочего времени составляет 151 час.

Сумма оплаты по окладу, начисленная сотруднику за июнь, составляет: 20 000 руб. / 151 час. * 75 час. = 9 933,77 руб. (рис. 9, рис. 10).

Необходимость проведения внутреннего совмещения должностей встает перед кадровыми работниками не так часто. Связана она, в первую очередь, с перераспределением обязанностей временно «выпавшего из обоймы» сотрудника между другими членами коллектива. Помимо этого, причиной, особенно в бюджетных учреждениях, может стать желание руководства сохранить никем не занятую позицию в штатном расписании. Полное определение совмещения должностных обязанностей дано в статье 60.2 Трудового кодекса РФ. Там же можно ознакомиться с правилами оформления, списком необходимых документов и размерами выплат работнику за совмещение профессий. Мы не будем останавливаться на этих вопросах, а более подробно рассмотрим совмещение в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8».

Единичное или постоянное совмещение в 1С ЗУП проводится в три этапа:

Настройка вида начисления

Настройка вида начисления

В разделе «Настройка» выбираем «Расчет зарплаты». В окне «Настройка состава начислений и удержаний» на вкладке «Прочие начисления» необходимо установить галочку на «Совмещение, временное исполнение обязанностей».

После этого автоматически будет доступен (в разделе Настройка, в Начислениях) вид начисления «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей».

При необходимости можно создать собственное начисление с назначением «Доплата за совмещение», в закладке «Основное» описав произвольную формулу с использованием показателя «Размер доплаты за совмещение» (например, Размер доплаты за совмещение, умноженное на Время в днях и поделенное на Норму дней по графику полного рабочего времени).

Регистрация доплаты за совмещение профессий

В разделе «Кадры» выбираем «Все кадровые документы» или в разделе «Зарплата» – «Изменение оплаты сотрудников», нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем документ «Совмещение должностей».

Рассмотрим заполнение полей:

Организация: по умолчанию заполнено информацией, установленной в настройках пользователя. Если сотрудник, которому производится начисление, числится в другой организации, необходимо установить именно ее.
Дата: устанавливается дата регистрации документа. Она будет отображена в печатной форме приказа на совмещение.
Номер: не активно. Автоматическое присвоение номера документу произойдет после его записи. Он также используется в печатной форме приказа на совмещение.
Сотрудник: указывается сотрудника, которому необходимо начислить доплату за совмещение профессий.
Совмещение с... по: устанавливается период, в течение которого будет производиться начисление доплаты.
Счет, субконто: заполняется для уточнения способа отражения начисления в бухгалтерском учете (если поле не заполнять, в учете будет отражаться способ, выбранный по умолчанию).
Руководитель, Должность и Ответственный заполняются автоматически.

В разделе «Вид совмещения» с помощью переключателя выбираем вид доплаты «Совмещение должностей (профессий)» и в поле справа – позицию штатного расписания, которую совмещает сотрудник.

В разделе «Размер доплаты» необходимо установить галочку «Рассчитать по ФОТ должности (сотрудника)».

Если размер доплаты установлен процентом от ФОТ совмещаемой должности необходимо указать соответствующий «Процент от ФОТ».
Если размер доплаты определяется разницей между ФОТ совмещаемой должности и ФОТ сотрудника, которому начисляется доплата, необходимо установить переключатель «Разница ФОТ»
Поля «Размер доплаты» и «ФОТ с доплатой» заполняется автоматически.

Рассмотрим функционал кнопок.

После заполнения всех полей, нажимаем «Провести».
Нажав «Печать», можно выбрать объект печати – Приказ на совмещение или Дополнительное соглашение.
«Создать на основании» позволяет создать документ «Отмена совмещения».
«Напомнить» позволяет создать произвольное напоминание (функция доступна, если в органайзере, раздел Администрирование, активированы Напоминания).
« Присоединенные файлы» позволяет прикреплять файлы к документу, например, скан-копии.
Финальное действие – «Провести и закрыть».

Документ «Совмещение должностей» позволяет назначить одновременно несколько доплат за совмещение. Последующие начисления не изменят предыдущего и будут назначены в дополнение к нему.

Расчет и начисление доплаты за совмещение профессий

В разделе «Зарплата» выбираем «Создать» и входим в документ «Начисление зарплаты и взносов».

Для автоматического заполнения документа необходимо нажать «Заполнить». В табличной части, под закладкой «Начисления» вносятся строки по всем видам начислений, назначенных сотрудникам в плановом порядке, в том числе доплата за совмещение профессий.

Сумма доплаты за совмещение пересчитывается исходя из фактически отработанного в месяце времени, а начисление производится одновременно с зарплатой за месяц.

Вопрос по 1С Зарплата и Управление Персоналом 8:

Как оформить не совместительство, а совмещение или 1с8 этого не предусматривает?

Если делать через совместительство, то в графике ставит двумя строками, а тут должно одной. И не новый трудовой договор, а доп. соглашение.

Документом кадровое перемещение устанавливаете сотруднику новый вид начисления "Доплата за совмещение"

предварительно добавив его в справочник начислений и описав порядок расчета.

Еще вопросы и ответы по 1С Зарплата и Управление Персоналом 8:

Замещение и внутреннее совмещение в 1С Зарплата и Управление персоналом 8

Внутреннее совмещение.

Чтобы правильно оформить внутренне совмещение должностей, необходимо принять сотрудника на работу еще раз с видом занятости «внутреннее совместительство». Переходим в справочник сотрудники, жмем кнопку «создать9raquo;. Заполняем поля «Фамилия9raquo;, «Имя9raquo;, переходим на поле «Отчество9raquo;. Программа автоматически предлагает выбор физлица, на основании которого будет создан сотрудник. Нажимаем «отмеченное в списке» и жмем «далее9raquo;.

Заполняем поля «Подразделение9raquo;, «Должность9raquo;, «График работы», «Количество ставок», «Принять с». Устанавливаем точку на пункте «Внутреннее совместительство», устанавливаем флаг «Создать приказ о приеме на работу». Жмем кнопку "далее9.

Проставляем основной вид начисления, его размер. При необходимости задаются надбавки.

Заполняем дополнительную информацию и жмем кнопку «далее9raquo;.

На закладке «Завершение работы» можно выбрать уточнение

Нажимаем кнопку готово, в базе создастся запись о сотруднике и документ приема на работу.

Начисление зарплаты осуществляется по двум сотрудникам.

Необходимо ввести кадровый документ, который будет фиксировать освобождение ставки сотрудника (отпуска организации, неявки и болезни организации, командировки организации).

Рассмотрим на примере отпуска.

На основании этого документа вводим «Начисление отпуска сотрудникам организации».

Российское трудовое законодательство позволяет гражданам трудиться одновременно на нескольких работах. Порядок их оформления на вторую, не основную, работу, режим работы, способы начисления оплаты труда имеют свою специфику.В данной статье А.В. Ярвельян, ЗАО "Си Дата" знакомит с особенностями учета совместителей в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

Правовое регулирование труда лиц, работающих по совместительству

у того же работодателя (так называемое внутреннее совместительство);
и (или) у другого работодателя (на условиях внешнего совместительства).

Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определены в главе 44 ТК РФ.

Работник имеет право трудиться по совместительству у неограниченного числа работодателей. При этом с каждым работодателем должен быть заключен трудовой договор, в котором обязательно указание на то, что работа является совместительством.

При заключении трудовых договоров на работу по совместительству следует учитывать, что для некоторых категорий работников законодательством предусматриваются особенности и ограничения на их работу в качестве совместителей. Например, согласно статье 276 ТК РФ руководитель организации может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа/собственника имущества организации.

В трудовую книжку работника сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся по желанию работника. Записи в трудовую книжку вносятся по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Таким документом могут быть заверенные копии приказов о приеме на работу/об увольнении с работы, оригинал справки с места работы по совместительству и пр.

Учетная политика в отношении совместителей

Программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" позволяет вести учет внешних и внутренних совместителей в порядке, установленном действующим законодательством.

Для каждой организации предприятия в программе можно указать необходимость вести учет внутренних совместителей. Для этого в форме регистра сведений Учетная политика по персоналу организаций для каждой организации, в которой планируется работа внутренних совместителей, нужно установить флаг Поддержка внутреннего совместительства (см. рис. 1). Данную настройку можно сделать не только на начальном этапе ведения учета в системе, но и в любой момент, когда в организации возникает необходимость в приеме на работу внутреннего совместителя.

Рис. 1

Для учета внешних совместителей организации никакие специальные настройки в программе не нужны.

Оформление совместителей

Для регистрации в программе факта возникновения трудовых отношений с работником его данные должны быть занесены в следующие справочники конфигурации:

справочник Физические лица ;
справочник Сотрудники .

В справочнике Физические лица хранится личная информация обо всех физических лицах, которые имели или имеют какое-либо отношение к предприятию: о кандидатах на работу, актуальных и уволенных работниках. Соответственно, каждый элемент справочника Физические лица фиксирует информацию о конкретном человеке и его персональных данных (дате и месте рождения, данных удостоверяющего личность документа, адресе проживания, индивидуальных кодах и пр.).

Справочник Сотрудники , в свою очередь, содержит данные о работниках предприятия, включая условия работы каждого сотрудника. Помимо личных данных физического лица каждый элемент справочника Сотрудники фиксирует наличие трудовых отношений между организацией предприятия и физическим лицом и документа - основания таких отношений (трудового договора, договора подряда), как это показано на рисунке 2.

Рис. 2

Каждый элемент справочника Сотрудники фиксирует следующие параметры:

фамилию, имя, отчество физического лица, с которым оформлены трудовые отношения;
название организации предприятия, с которой оформлены трудовые отношения;
вид договора (договор подряда или трудовой договор);
вид занятости работника (основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство, договор подряда).

Одному физическому лицу могут соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники - по одному элементу справочника на каждый трудовой договор, заключенный организациями предприятия с указанным физическим лицом. При этом на одного сотрудника одновременно может быть оформлено несколько договоров подряда.

Следует отметить, что в справочнике Сотрудники вид занятости указывается по отношению к указанной в нем же организации предприятия. Поскольку каждая организация в системе является самостоятельным юридическим лицом, то в рамках управленческого учета (то есть, по предприятию в целом) одно и то же физическое лицо может являться и основным работником, и совместителем - внешним и (или) внутренним (см. рис. 3).

Рис. 3

Итак, при приеме на работу в организацию необходимо в справочнике Физические лица создать элемент, содержащий данные оформляемого лица (или найти его, если эти данные уже вносились ранее по другим основаниям, например, как о физическом лице - кандидате на работу).

Затем нужно создать новый элемент справочника Сотрудники , в котором следует указать соответствующее физическое лицо, организацию, в которую он будет принят на работу, вид договора и вид занятости. Обратите внимание - программа контролирует корректность ввода данных о виде занятости работника в организации. Например, человека, который уже числится в данной организации по основному месту работы, можно принять на работу только как внутреннего совместителя.

подразделение, в котором он будет работать;
должность;
график работы;
количество ставок;
систему оплаты труда;
размер оплаты труда.

Следует обратить внимание, что после записи элемента справочника его форма несколько изменится: исчезнут вспомогательные поля и появятся дополнительные закладки, на которых будет отображена информация о кадровых изменениях сотрудника и его "зарплатных" документах.

В справочнике Сотрудники наименования элементов автоматически формируются по сведениям одноименных строк Наименование элемента (фамилия, имя, отчество сотрудника). Для того, чтобы различать элементы справочника, обозначающие рабочие места физического лица в одной и той же организации, к стандартному наименованию добавляется уточнение о виде занятости работника (см. рис. 4).

Рис. 4

После того, как в справочник Сотрудники введены данные трудового договора работника, можно зарегистрировать приказ о приеме на работу (непосредственно из формы справочника).

Режим работы совместителей

Режим работы совместителей имеет свои особенности. Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четыре часа в день. Но в дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (ст. 284 ТК РФ). В общем случае, в течение одного расчетного периода продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать 1/2 нормы рабочего времени за тот же расчетный период, установленной для соответствующей категории работников.

Чтобы соблюсти нормы законодательства в части учета рабочего времени совместителей, необходимо назначить совместителям специальный график работы. График работы совместителя должен зависеть от графика работы основного работника той же категории. Поэтому в программе во вновь созданном элементе справочника Графики работы нужно задать следующие значения (рис. 5):

в поле Часов в неделе указать количество рабочих часов в неделе для совместителя, при этом указанное число не должно превышать половину соответствующего значения в графике основного работника;
установить флаг Неполное рабочее время ;
в разделе Способ расчета нормы рабочего времени установить переключатель в положение По указанному графику и выбрать график работы основного работника.

Рис. 5

Дальнейшее заполнение графика ничем не отличается от предусмотренного для основных работников. При заполнении таблицы Расписание работы необходимо помнить, что общее количество часов в неделю по расписанию должно совпасть со значением поля Часов в неделе . Также необходимо заполнить календарь на текущий год.

Гарантии и компенсации совместителю

Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, предоставляются совместителям в полном объеме (так же, как и основным работникам). Это означает, что на время нахождения в командировке, отпуске, на больничном и в прочих случаях, предусмотренных законодательством, за совместителями сохраняется рабочее место, а указанное время оплачивается, как правило, по среднему заработку.

Данное положение действительно для всех работников, за исключением лиц, которым в соответствии со статьей 287 ТК РФ указанные гарантии и компенсации предоставляются только по основному месту работы:

совмещающим работу с обучением;
лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Порядок расчета среднего заработка одинаков для любого режима работы (ст. 139, ст. 287 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы"). Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя.

Командировки

При направлении совместителей в служебную командировку применяются те же правила, что и для основных сотрудников. При этом, однако, существуют особенности, связанные с тем, что на время командировки исполнение работником обязанностей по другому трудовому договору становится невозможным. Так, если в командировку направляется внешний совместитель, ему следует на весь период командировки оформить отпуск за свой счет во всех прочих организациях, с которыми он находится в трудовых отношениях.

Статья 167 ТК РФ гарантирует работнику при направлении в командировку сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В случае направления в командировку совместителя средний заработок сохраняется за работником только в той организации, которая его командировала. Исключение - случай, когда работник одновременно командируется по основному и не основному местам работы. В этом случае средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

В программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" регистрация командировок в кадровом учете и расчет их оплаты для совместителей ничем не отличается от обычного порядка оформления таких документов.

Если сотрудник направлен в служебную командировку, в системе оформляется кадровый документ Командировки организаций для данного работника. Если он направлен в командировку одновременно по нескольким местам работы (здесь и далее речь идет только об организациях предприятия, в рамках которого ведется учет), оформляется столько документов Командировки организаций , сколько работодателей направило его в командировку. При этом в документе организации, в которой работник оформлен как внутренний совместитель, должны присутствовать две строки: для основного работника и для совместителя. Разумеется, речь идет только об организациях предприятия, в рамках которого ведется учет.

Если же все остальные работодатели командированного лица не имеют намерения куда-либо его направлять и обеспечивать там работой, они, тем не менее, обязаны предоставить ему отпуск за свой счет на период отсутствия, что оформляется кадровыми документами Отпуска организаций для каждого работодателя. В этом случае в документе для внутреннего совместителя также должно быть две строки.

Расчетные документы Оплата по среднему заработку и Невыходы в организациях оформляются в привычном порядке. Документы Невыходы в организациях, отражающие регистрацию отпуска за свой счет для целей учета отработанного времени, должны быть оформлены по каждому работодателю сотрудника, также как и соответствующие кадровые документы. Документы Оплата по среднему заработку , с помощью которых начисляется оплата времени нахождения в командировке, должны быть оформлены для всех мест работы сотрудника (то есть, отдельно для каждого вида занятости), по которым он направлен в командировку.

Пример

Андреев Александр Дмитриевич оформлен в ЗАО "Станкоимпорт" по основному месту работы и по внутреннему совместительству, а также в ООО "Домстрой" -- по внешнему совместительству. А.Д. Андреев направляется в командировку от ООО "Домстрой". При этом в ООО "Станкоимпорт" А.Д. Андреев на время своего отсутствия оформляет отпуск за свой счет.
Для регистрации этих фактов в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" необходимо оформить следующие документы.

Для ООО "Станкоимпорт":

документ Командировки организаций , содержащий две строки: для А.Д. Андреева как основного работника и А.Д. Андреева как внутреннего совместителя;
два документа Оплата по среднему заработку : один - для А.Д. Андреева как основного работника, другой - как для внутреннего совместителя.

Для ЗАО "Домстрой":

документ Отпуска организаций на А.Д. Андреева как внешнего совместителя с видом отпуска Отпуск без сохранения зарплаты ;
документ Невыходы в организациях на А.Д. Андреева как внешнего совместителя с видом расчета Отпуск за свой счет или Отпуск без оплаты согласно ТК РФ.

Оплата проезда, суточных и прочих командировочных расходов в пределах нормативов в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" не регистрируется. Такие выплаты производятся в рамках расчетов с подотчетными лицами, подтверждаются авансовым отчетом и оформляются в программе бухгалтерского учета, например, в "1С:Бухгалтерии 8".

Отпуска для совместителей

Ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. На работе по совместительству работнику по его просьбе предоставляется отпуск такой же продолжительности, как и на основном месте работы. Если же на работе по совместительству оплачиваемый отпуск работника короче, чем на основной работе, ему предоставляется отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Отпуска для совместителей в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" оформляются в обычном порядке (как и для основных работников), с той лишь разницей, что количество расчетных документов Начисление отпуска работникам организаций должно быть равно количеству действующих трудовых договоров работника в организациях предприятия, а количество кадровых документов Отпуска организации - количеству работодателей отпускника.

Пособия по временной нетрудоспособности

Совместитель вправе получать пособие по временной нетрудоспособности по каждому месту работы (п. 23 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375).

В соответствии с пунктом 4 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514 (далее - Порядок), если гражданин работает у нескольких работодателей, ему выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы. В связи с этим при выдаче листов нетрудоспособности внешним совместителям на первом листке нетрудоспособности подчеркивается слово "основное", на остальных листках нетрудоспособности подчеркивается слово "по совместительству" и проставляется серия и номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы (п. 59 Порядка).

Регистрация в кадровом учете отсутствия на рабочем месте работника, в том числе и совместителя, производится с помощью документа Неявки и болезни организаций , оформляемого в программе для каждого работодателя. В случае внутреннего совместительства в документе должны быть две строки: для основного работника и для внутреннего совместителя.

Расчетные документы Начисление по больничному листу оформляются для каждой организации-работодателя совместителя, в соответствии с листками нетрудоспособности, представленными работником (см. рис. 6). При оформлении оплаты больничного листа для внутреннего совместителя есть одна особенность: в программе для основного работника и внутреннего совместителя оформляется один общий документ. Точнее, в программе создается документ только на основного работника, а расчет среднего заработка производится из расчета совокупного дохода работника по основному месту работы и по совместительству.

Рис. 6

Такой механизм реализован в программе в соответствии с положением пункта 2 Письма ФСС РФ от 23.01.2006 № 02-18/07-541, гласящем, что при внутреннем совместительстве пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам исчисляют исходя из фактического заработка застрахованного лица по основному месту работы с учетом заработка, полученного работником на условиях внутреннего совместительства.

Расчет заработной платы совместителей

Оплата труда совместителей производится в общем порядке на условиях, определенных трудовым договором, например, пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки. То есть, в качестве вида расчета основной оплаты труда совместителю можно назначить:

оклад по дням или по часам;
оплату по дневному или часовому тарифу;
оплату по производственным нарядам.

Следует отметить, что размер оплаты труда совместителя должен быть сравним с размером оплаты труда основных работников соответствующей категории.

Начисление зарплаты всем работникам организаций предприятия производится в соответствии формой оплаты труда, графиком работы и тарифной ставкой, которые установлены кадровыми документами. Расчет и регистрация начислений в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" производятся документом Начисление зарплаты работникам организации .

Здесь имеет смысл еще раз вернуться к установленному в программе графику работы совместителя. Он установлен как график неполного рабочего времени на стандартных условиях 40-часовой пятидневной рабочей недели. По этому графику совместитель работает каждый рабочий день по 4 часа, а по основному графику - каждый рабочий день по 8 часов.

Алгоритм расчета месячного заработка конкретного совместителя задается учетной политикой организации и включает в себя совокупность параметров (назначенных совместителю графика работ, формы оплаты труда и размера оклада). Поэтому в зависимости от установленных параметров могут быть получены различные суммы заработка за месяц. Проиллюстрируем сказанное на примере.

Пример (продолжение)

А.Д. Андреев работает в ЗАО "Станкоимпорт" как по основному месту работы, так и на условиях внутреннего совместительства с графиком работы График совместителей (то есть, каждый рабочий день по 4 часа) и окладом в 15 000 руб. Ноябрь 2008 года отработан А.Д. Андреевым полностью.

Заработная плата совместителя за ноябрь 2008 года будет зависеть от установленного вида расчета оклада (по дням или по часам).

Оклад рассчитывается по дням, то есть в приказе о приеме на работу указан вид расчета Оклад по дням. В этом случае за полностью отработанный месяц (к примеру, ноябрь 2008 г.) совместитель получит полный оклад - 15 000 руб., ведь количество рабочих дней по норме (девятнадцать) и количество фактически отработанных дней совпадают.
Оклад рассчитывается по часам, то есть в приказе о приеме на работу указан вид расчета Оклад по часам).

В ноябре 2008 года норма рабочего времени по основному графику при 40-часовой рабочей неделе составляет 151 час. (18 дн. x 8 час. + 1 дн. x 7 час.), при этом А.Д. Андреев в этом месяце по своему графику отработал 75 час. (18 дн. x 4 часа + 1 дн. x 3 часа). Соответственно, за полностью отработанный ноябрь 2008 года А.Д. Андреев как внутренний совместитель получит 7 450,33 руб. (15 000 руб. x 75 час. / 151 час).

Отметим, что во втором варианте расчета примера 2 отработанное время (75 час.) не равно половине установленной нормы (75,5 час.), поскольку 3 ноября 2008 года являлось предпраздничным днем, и во всех графиках предприятия продолжительность этого рабочего дня сокращена на 1 час. Соответственно, норма рабочего времени за этот день равна 3 часа (4 часа - 1 час). Если бы совместитель должен был отработать ровно половину времени основного работника, в предпраздничный день 3 ноября норма рабочего времени составила бы 3,5 часа (7 час. x 1/2).

Расчет "зарплатных" налогов

Согласно пункту 3 статьи 218 НК РФ стандартные вычеты по НДФЛ предоставляются работнику одним из работодателей (по выбору работника при условии подачи им заявления и документов, подтверждающих право на такие вычеты). На каждом предприятии, с которым у работника заключены трудовые отношения, НДФЛ рассчитывается только исходя из дохода, полученного работником на этом предприятии. То есть, при расчете суммы НДФЛ внешнего совместителя его заработок по основному месту работы не учитывается ни для определения налоговой базы по НДФЛ, ни для определения права применения стандартных налоговых вычетов (при условии, что от работника - внешнего совместителя в организацию не поступило заявление на применение стандартных налоговых вычетов).

Внутренним совместителям предоставляются стандартные налоговые вычеты по НДФЛ с учетом их совокупного заработка, полученного у данного работодателя.

Если говорить в терминах конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом", то право на вычеты по НДФЛ имеет Физическое лицо , а не Сотрудник . Ведь данное право не зависит от условий работы, оно дается гражданину при предъявлении определенного законодательством набора документов, применяется у одного, выбранного физическим лицом, работодателя и распространяется на весь полученный им облагаемый НДФЛ доход у данного работодателя.

Право физического лица на стандартные вычеты по НДФЛ регистрируется в справочнике Физические лица в дополнительной форме Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу , открывающейся по кнопке НДФЛ на форме элемента справочника. В верхней таблице закладки Вычеты формы указываются виды применяемых вычетов и количество детей (для так называемых "детских" вычетов, установленных подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ). В нижней таблице формы определяется организация, в которой применяются вычеты.

Следует отметить, что в обеих таблицах закладки Вычеты необходимо указать дату начала действия записи таблицы. В верхней таблице эта дата означает дату начала применения, изменения условий или прекращения применения вычетов (например, в случае достижения ребенком 18 или 24 лет, при вступлении прежде единственного родителя в брак и пр.). В нижней таблице такая дата означает дату начала применения стандартных вычетов физического лица в указанной организации.

Расчет сумм НДФЛ производится документом Начисление зарплаты работникам организаций . Суммы НДФЛ рассчитываются для каждого физического лица исходя из его доходов в рамках каждой организации, в которой он работает.

На выплаты совместителям начисляют ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы от несчастных случаев на производстве в общем порядке.

Кадровый учет совместителей

Кадровое перемещение

Совместитель может быть переведен на другую работу, в другое подразделение организации на тех же основаниях, что и основной работник. Для регистрации подобных изменений в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" используется стандартный документ Кадровое перемещение .

Особенностью учета внешних совместителей является то, что такой работник может быть переведен на основное место работы только при наличии в организации соответствующей вакансии, и увольнения работника со своего предыдущего основного места работы. Однако, с точки зрения трудового законодательства, такая процедура не будет являться переводом, ведь в этом случае старый трудовой договор с работником - внешним совместителем должен быть расторгнут, а новый - с физическим лицом как с основным работником - заключен.

В этой ситуации при расторжении трудового договора должны соблюдаться все нормы законодательства, предусмотренные для процедуры обычного увольнения основного работника. В частности, работнику - внешнему совместителю должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск.

По новому трудовому договору, заключенному с физическим лицом уже как с основным работником, взаимоотношения между работодателем и работником начинаются "с чистого листа".

Увольнение совместителя

Прекращение трудового договора с совместителями производится по общим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством, а также, согласно статье 288 ТК РФ, в случае приема на работу физического лица, для которого эта работа будет являться основной.

Выходные пособия, предусмотренные статьей 178 ТК РФ, выплачиваются совместителю на общих основаниях. Правда, существует один нюанс: многие эксперты сходятся во мнении, что за совместителем не следует сохранять средний заработок на период его трудоустройства при увольнении в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата работников организации, поскольку совместитель уже трудоустроен по основному месту работы.

Оформление в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" кадрового документа Увольнение из организаций и расчетного документа Расчет при увольнении работника организации производится в общем порядке с учетом перечисленных нюансов.

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Москва Санкт-Петербург Самара

При работе по совместительству есть много нюансов не только для самого сотрудника, но и для работодателя. Как оформить прием на работу по совместительству, если вы решили купить 1С Предприятие и теперь весь учет ведете в электронном виде в этой программе?

Устройство на работу по совместительству

Для начала нужно обозначить разницу между работой по совмещению и по совместительству. В первом случае дополнительный трудовой договор не заключается, а сотруднику всего лишь добавляют обязанностей и осуществляют доплату за работу по другой должности. При совместительстве выполнять свои дополнительные обязанности сотрудник должен в свободное от основной работы время, а оформляется это отдельным трудовым договором.

Надо разделять еще и следующие понятия:

Внешнее совместительство - работать в разных компаниях;
Внутреннее совместительство – трудоустройство в одной организации на нескольких позициях.

При приеме на работу по внешнему совместительству работодателю нужно будет в программе 1С создавать новый элемент в справочнике «Физлица», а затем в справочнике «Сотруднике». При совместительстве внутреннем не нужно повторно вводить данные о работнике в справочнике «Физические лица», но зато понадобится создать запись о новом сотруднике на занимаемую позицию и внести ее в справочник «Сотрудники».

Пользователи программы 1С Турагентство 8 или 1С Строительство не столкнутся с такой задачей по оформлению приема на работу по совместительству, но зато эти знания потребуются при работе с 1С: Бухгалтерия 8.3 – именно в данной программе и нужно отображать такие тонкости кадрового учета.

Для того чтобы добавить сотрудника, принимаемого на работу по совместительству, в информационную базу нужно добавить новую запись. Сделать это можно в разделе «Кадровый учет» в меню «Зарплата и кадры», добавив в справочник «Сотрудники» очередной элемент. ФИО работника можно выбрать из списка (при внутреннем совместительстве) или ввести вручную все данные (при совместительстве внешнем), так как данные о физическом лице будут отсутствовать в базе.

Следующий шаг при учете факта трудоустройства в программе 1С: Бухгалтерия – оформление документа о приеме на работу или просто выбор ссылки «Принять на работу» в том же окне «Сотрудники».

Затем, следуя логике документа, необходимо заполнить все поля и указать, на каких условиях сотрудник принимается на работу, в том числе нужно указать вид занятости – «Внутреннее совместительство».

В результате этих действий создается приказ о приеме на работу со всеми необходимыми реквизитами по унифицированной форме Т-1.

После этого в досье сотрудника появится информация о совместительстве и о том, какую должность и в какой организации, он еще занимает в дополнение к основному месту работы.